Niektóre biznesy wymagają od nas prowadzenia biura w takim lub innym zakresie. Może nam być potrzebne miejsce godne przyjmowania klientów lub kontrahentów albo przestrzeń do niezakłóconej pracy w pojedynkę lub zespołowo. Niestety, koszty prowadzenia biura bywają nieprzyjemne dla naszego budżetu. Są jednak na to sposoby.
Do czego ma służyć biuro?
Zanim zaczniemy szukać możliwości i rozwiązań, musimy odpowiedzieć sobie na pytanie: do czego ma służyć biuro? Dopiero wtedy możemy opracowywać dalszą strategię działania, czyli ustalenia lokalizacji, oszacowania optymalnej wielkości pomieszczenia (pomieszczeń?), sporządzenia listy potrzebnego wyposażenia itd. Czy jedyne, czego nam trzeba, to spokój? Czy działamy sami? Czy chcemy przyjmować w biurze klientów? Czy potrzebna nam duża przestrzeń magazynowa?
Pytań jest sporo, ale mając już swoją firmę i wiedząc dokładnie, czym się zajmujemy, odpowiedzi przyjdą automatycznie i na myślenie nad nimi nie będziemy musieli poświęcić wiele czasu.
Biuro w domu
Pierwszym i najtańszym sposobem na tanie biuro jest zorganizowanie miejsca pracy w domu. Możemy łatwo i bez wygórowanych nakładów pieniężnych dostosować jedno z pomieszczeń tak, aby było ono odpowiednie do naszych potrzeb. Biurko lub stół, przy którym będziemy pracować możemy odkupić lub nabyć ze sklepu za bezcen, jeśli się dobrze rozejrzymy. A może wcale nie musimy wydawać na nie pieniędzy? Może wystarczy to, co już mamy? W takim razie pozostają nam zakupy materiałów biurowych, np. teczki i segregatory oraz ewentualnie sprzęt elektroniczny, jeśli jeszcze odpowiednim nie dysponujemy. Wszystko to, przy poświęceniu odrobiny czasu i zaangażowania, możemy kupić wydając naprawdę niewiele.
Rozejrzyjmy się w internecie za inspiracjami i na to, jak urządzić domowe biuro. Pomysły projektantów, a nawet zwykłych internautów, bywają zaskakujące – i genialne!
Współdzielenie biura, czyli coworking
Praca w domu nie odpowiada każdemu, nie zawsze są też w nim ku temu warunki. Z drugiej strony nie jest też tak, że faktycznie potrzebujemy (i możemy sobie finansowo pozwolić) na prowadzenie biura w wynajmowanym ani tym bardziej wykupionym lokalu. Co wtedy?
Rozwiązaniem jest coworking, czyli współdzielenie biura z innymi przedsiębiorcami, którzy znajdują się w podobnej sytuacji, co my. Sprawdźmy, czy gdzieś w okolicy nie znajduje się przestrzeń wynajmowana na godziny, z której mogą skorzystać ludzie małego biznesu. Ceny takiego wynajmu są oczywiście bardzo różne i zależą one od miasta oraz dostępnego na miejscu wyposażenia. Najlepsze przestrzenie coworkingowe czekają już tylko na nas, ponieważ nie dość, że mamy na czym siedzieć, to jeszcze możemy korzystać z w pełni zaopatrzonej kuchni, wifi, a także pomieszczeń do spotkań.
Inkubator przedsiębiorczości
Możliwość wynajmowania biura (lub nawet tylko biurka) na godziny dają nie tylko prywatni przedsiębiorcy zarabiający na coworkingu, ale także instytucje zwane Inkubatorami przedsiębiorczości. Są one nastawione na pomoc w rozwoju początkującym firmom, a więc poza udostępnieniem przestrzeni do pracy, możemy skorzystać ze specjalnych programów szkoleń, doradztwa biznesowego etc.
Wynajem lokalu z innymi
Koszty prowadzenia i utrzymania biura możemy zawsze podzielić wynajmując pomieszczenie lub lokal do spółki z innymi osobami. Wszystkie rachunki (czynsz, media, ogrzewanie, internet) rozkładamy między sobą – jak przy wynajmowaniu mieszkania.
Oczywiście jest też minus takiego rozwiązania: nigdy nie wiadomo, czy któryś ze “współlokatorów” nie wycofa się, przez co koszty wynajmu automatycznie wzrosną (mniej osób do podziału). Dodatkowo, jeśli taka sytuacja utrzymywałaby się przez dłuższy czas, może spowodować dziurę w naszym budżecie, przez co i my będziemy musieli zrezygnować.
Skąd wziąć pieniądze na urządzenie biura?
Jeśli nie mamy własnych pieniędzy, które moglibyśmy przeznaczyć na urządzenie biura, możemy skorzystać z usług firm pożyczkowych lub baków. Najważniejsze jest sporządzenie listy zakupów i zorientowanie się w cenach. Branie pożyczek ma sens tylko wtedy, gdy dobrze wiemy, jakiej dokładnie sumy potrzebujemy. Po co nam spłacanie kwoty większej, niż ostatecznie potrzebowaliśmy? A jeśli weźmiemy za mało? Lepiej nie dokładać sobie zmartwień.
Nie zapominajmy o porównaniu ofert banków i firm pożyczkowych. Aby wybrać najbardziej korzystny dla nas układ, musimy rzetelnie przeliczyć nasze możliwości regulowania późniejszych spłat.
Przy planowaniu urządzania biura zastanówmy się, jakiej jakości sprzętu i mebli nam trzeba. Czy wystarczy nam drukarka wielofunkcyjna? Czy naprawdę niezbędne jest biurko z dębu? Wyposażamy się w laptop, czy komputer stacjonarny? Czy wszystko musimy kupować zupełnie nowe?
Nie pozostawiajmy podejmowania tych decyzji na koniec! To właśnie one stanowią o sumie pożyczki, a więc i naszych późniejszych spłat!
Czytaj więcej o prowadzeniu własnej działalności gospodarczej w dziale “W biznesie“